Tilbage til referat af HB-mødet

HB-referater
FU foreslår ny referatform

Til: Hovedbestyrelsen

Fra: Forretningsudvalget

Mårslet, 16. januar, 2000

---

Hovedbestyrelses-mødereferat - Forretningsudvalget foreslår ny referatform:

Indledning:

Vi har i Dansk Skak Union haft en tradition for detaljerede Hovedbestyrelses-referater, hvor den overvejende del af hovedbestyrelsesmedlemmernes udtalelser er blevet ført til referat. I de senere år har vi endvidere haft flere og længere møder og dermed mere omfangsrige trykte Hovedbestyrelses-referater.

Dette har medført, at sekretærens opgave har fået et ikke ubetydeligt omfang og tilsvarende er kopierings- samt udsendelses-tid og omkostninger vokset. Forretningsudvalget vurderer, at det samlede tidsforbrug i Forretningsudvalget i produktionen af et HB-referat er ca. 20 timer (ikke medregnet Bjørn Laursens kopierings- og udsendelsesopgaver).

Forretningsudvalget kan typisk være mere end én måned om at kunne levere et referat. Det står naturligvis i skærende kontrast til det stærkt stigende ønske fra elektroniske medie-brugere af internettet om hurtigere tilgængelig.

Referatets funktion:

HB-referater bør efter FU's holdning have følgende funktioner:

• Bekendtgøre beslutninger foretaget af HB
• Offentliggøre holdningen hos den enkelte hovedkreds til aktuelle sager
• Historisk dokumentation - sikre konsekvens og kontinuitet i DSU's beslutninger

 

Hvad bør referatet indeholde:

Et HB-referat bør indeholde følgende:

• Præcis ordlyd af vedtagne beslutninger
• De enkelte HB-medlemmers afgivelse af stemme
• Udsagn som et HB-medlem udtrykker ønske om at få ført til referat

Vedrørende forslag (hvad enten det blev vedtaget eller forkastet)

• hvad ønskes opnået ved dette forslag ?
• hvilke forudsætninger bygger vedtagelsen på ?
• hvilke betænkeligheder er der ved forslaget

Ny referatform - beslutningsreferat:

Forretningsudvalget ønsker at indføre en ny referatform, beslutningsreferatet, der nedbringer produktionstiden væsentligt.

Et beslutningsreferat skal kort og præcist beskrive det enkelte dagsorden-punkt, afstemningsgrundlag (forudsætninger, mål og betænkligheder), afstemningsresultat samt trufne beslutninger. Hovedbestyrelses-medlemmer skal således bede referenten om at få ført særligt vigtige bemærkninger til referat.

På Hovedbestyrelses-mødet vil vi gerne høre jeres kommentarer og ideer.

På Forretningsudvalgets vegne

Uffe V. Nielsen og Erik Mouridsen